Odavno su prošli dani kada je telefonskim razgovorom mogao da se napravi poslovni ugovor. Danas se skoro svaki poslovni dogovor od početka do kraja sprovodi putem poslovnog mejla.
Zbog toga je veoma važno da naučite kako da napišete profesionalni i efektni e-mail.
Kako ne biste gubili mnogo vremena da biste ovo uradili, daćemo vam neophodne savete kako da se izveštite.
Dobar naslov
Nije važno koliko je dobar ili nije dobar sam e-mail ukoliko dobro napišete naslov. Nikada nemojte da ostavite ovu rubriku praznu, već napišite suštinu onoga što će se naći u telu mejla. Kao kada pišete tekst, naslov vas mora naterati da čitate dalje!
Držite se suštine
Svaki profesionalac dobije bar 50 mejlova svaki dan. Imajući to u vidu, shvatite da onaj kome šaljete mejl nema vremena da čita kilometarske tekstove i trudi se da shvati suštinu. Zato vodite računa o tome da tekst bude kratak, jasan i zabavan.
Predstavite se
Ukoliko mislite da postoji šansa da onaj kome šaljete mejl ne zna ko ste, predstavite se na početku mejla. Ukoliko primalac ne shvati od koga mejl dolazi, moguće da ga neće ni pročitati. Zato se predstavite i eventualno podsetite na to gde ste se upoznali, kad ste poslednji put popričali i slično.
Bez attachmenta
Većina ljudi sada čita mejlove sa mobilnog telefona ili nekog sličnog uređaja, dakle u brzini i verovatno radeći još nešto. Zato će od svega što komplikuje ovu situaciju, primalac mejla odmah odustati. Tako je na primer sa attachmentom. Ko još ima vremena da daunlouduje dokument, pa da otvara, pa da čita… Skratite ovaj postupak.
Budite ljubazni
Koja god svrha vašeg mejla bila, vodite računa o tome da budete ljubazni i da se kulturno i fino izražavate. Niko ne voli nepristojne ljude.
Budite svesni manjka privatnosti
Mejl, iako poslat određenoj osobi, na određenu adresu, svakako može postati dostupan i drugim ljudima. Neko se slučajno može naći u blizini ili ga neko slučajno može proslediti i baš zbog toga sve poverljive informacije sačuvajte za razgovor u četiri oka.
Proverite tekst
Gramatika, znaci interpunkcije, profesionalan ton teksta, sve to treba proveriti i dva puta pre nego što pošaljete tekst. Bolje da izgubite još neki minut proveravajući nego se posle kajati zbog grešaka danima.
