Istraživanja pokazuju da čak jedna četvrtina prosečnog radnog dana bude posvećena komunikaciji elektronskom poštom sa kolegama i poslovnim partnerima.
I pored dnevne rutine slanja i primanja imejlova, veliki broj ljudi još uvek ne poznaje pravila elektronske korespodencije, i pravi nedopustive greške kojima dovodi u pitanje sopstveni profesionalizam.
Kako ne biste dopustili da vam važan posao propadne, ili da delujete neozbiljno zbog neprofesionalnog korišćenja elektronske pošte, predstavljamo vam nekoliko bazičnih pravila ovog vida komunikacije.
Popunite polje Subject
Polje Subject predstavlja temu vašeg imejla, i ono olakšava komunikaciju i naknadno snalaženje u elektronskom sandučetu. Potrebno je da pri slanju svakog mejla u polju Subject kratko i jasno definišete temu komunikacije.
Službena ili privatna mail adresa?
Pri komunikaciji sa poslovnim partnerima, u okviru koje zatupate svoju kompaniju, neophodno je da koristite imejl adresu sa domenom kompanije za koju radite. U zaglavlje imejla unesite svoje ime i prezime, poziciju u firmi, kao i pun naziv i adresu firme. Zaglavlje imejla može sadržati i poruke kojima se apeluje na ekološku svest primalaca, uz molbu da se primljena poruka ne štampa, ili tekst kojim se naglašava da kompanija kao organizacija ne snosi odgovornost za sadržaj poruka njenih zaposlenih, a sve u zavisnosti od standardizacije kompanijskih mejlova.
Kod privatne komunikacije, koristite sopstvenu imejl adresu, a u zaglavlju obavezno navedite svoje ime i prezime, kao i kontakt telefon i imejl adresu.
Opcija “Reply to all”
Dva puta razmislite pre nego što pri odgovoru odaberete opciju “Reply to all”. Čak i ukoliko je poruka upućena na veliki broj imejl adresa, ne znači da svaki učesnik u komunikaciji želi ili treba da dobije vaš odgovor.
Koristite profesionalne pozdrave
U službenoj komunikaciji je potrebno koristiti formalne pozdrave. Svaki imejl počnite sa “Poštovani/a”, uz ime primalaca, ukoliko šaljete poruku samo jednom primaocu. Poruku možete početi i sa “Dragi/a” u slučaju da se obraćate kolegi, ili bliskom poslovnom partneru sa kojim imate manje formalan odnos.
Završetak poruke bi trebalo da sadrži formalni pozdrav poput “Srdačan pozdrav”.
Izbegavajte znake uzvika
Uzvičnici nisu poželjan deo poslovne korespodencije, osim u slučaju kada baš želite da naglasite uzbuđenje zbog nečega.
Budite pažljivi sa humorom
Šale bez adekvatnog tona, ili facijalne ekspresije lako mogu biti pogrešno shvaćene i čak delovati uvredljivo, zbog čega ih je najbolje izbegavati u poslovnoj prepisci.
Odgovorite na mejlove koje primite u najkraćem roku
Čak i ako imejl koji ste primili nije bio upućen direktno vama, važno je pošiljaoca obavestiti da je napravio grešku. Na imejlove upućene vama potrebno je odgovoriti u najkraćem mogućem roku. Ukoliko niste u mogućnosti da pošiljaocu date adekvatan odgovor, najbolje je potvrditi mu prijem poruke, i najaviti odgovor u određenom vremenskom roku.
Pročitajte svoje poruke pre slanja
Kada poruku pošaljete, kasno je za sve korekcije.
Važno je pre slanja proveriti sadržaj poruke, pravopisne greške, ali i adrese osoba kojima upućujete elektronsku poruku, kako bi ona završila na pravom mestu.
Česta greška je i slučajno slanje poruke pre nego što su otkucane u potpunosti. Čak i kad koristite opciju “Reply”, najbolje je obrisati imejl adresu primaoca do trenutka slanja poruke.
Jasna Stanić
