Poslovni sastanci su često dugotrajni, dosadni, i na kraju iz njih ne izađe ništa produktivno, a oduzmu vam dragoceno vreme koje biste utrošili na posao. Oni obično predstavljaju višečasovno zasedanje i često su u duhu besplodnog nadmetanja autoriteta, a katkad njima prisustvuju i ljudi koji nisu direktno uključeni u proces, ili će biti samo jedna karika u lancu izvršavanja projekta, pa nemaju značajnu ulogu u njegovom osmišljavanju.
Upravo zbog toga, poslovni sastanci često izazivaju nervozu, dosadu ili frustraciju kod onih koji im prisustvuju.
Ukoliko ste u situaciji da ih organizujete, evo nekoliko zlatnih pravila kojima ćete izbeći da trošite svoje vreme na neproduktivne sastanke.
Držite se pravila “Pet ili manje ljudi”
Broj ljudi koji prisustvuju sastanku ne treba da prelazi pet. Što je manje ljudi u prostoriji veća je mogućnost da će se odviti produktivna konverzacija. Ako je u prostoriji previše ljudi, sastanak se može svesti na nadglašavanje i rasipanje energije, gde neće isplivati najbolje ideje, već samo ideje onih koji su najglasniji. Svaki lider mora da ima sposobnost da na adekvatan način filtrira ljude koji su najvažniji za idejni deo nekog projekta, kao i one koji će samo izvršavati poslovne procese i čije prisustvo nije ključno na sastancima. Ukoliko je potrebno da više od petoro ljudi bude uključeno u planiranje, najbolje rešenje je nekoliko “mikro” sastanaka sa različitim ljudima.
Budite fizički aktivni tokom sastanka
Ne treba da stojite sve vreme tokom sastanka, ali takođe imajte na umu da sedenje oduzima kako fizičku, tako i mentalnu dinamiku sastanka. Koristite prezentacije i table i pozovite svoje saradnike da pred svima ispišu i obrazlože svoje ideje. To će učiniti sastanak zanimljivijim i podstaći će sve da se uključe.
Zabranite tablete i telefone tokom sastanka
Ako se bude tolerisalo svakom prisutnom da se javi makar na svaki drugi poziv, to će oduzeti mnogo vremena svima i smanjiće kvalitet sastanka. Čitanje i odgovaranje na mejlove takođe može ometati pažnju. Dovoljno je da samo jedna osoba bude distrakovana, da sastanak postane potpuno neproduktivan. Najbolje rešenje je držati kratke i intenzivne sastanke, ali za to kratko vreme potpuno isključiti opciju da se neko bavi bilo čim izvan prostorije.
Ograničite vreme
Ako ne ograničite vreme, sastanak se može prolongirati u nedogled, a to može uticati i na manjak odlučnosti i rasipanje energije na duge sporedne priče. Vremensko ograničenje poslovnog sastanka pomoći će svima da se strogo fokusiraju na temu sastanka i da što konciznije izlažu svoje ideje. I povrh svega – vremensko ograničenje može biti dobro opravdanje da prekinete nekoga ukoliko se raspline u svom govoru.
Nemojte se fokusirati na probleme
Na kraju, ključno za svaki poslovni sastanak jeste da iz njega treba da izađete sa rezultatima, odlukama i rešenjima potencijalnih problema, a ne brigom zbog njih. Ako se sastanak svede na navođenje problema i kritike svake moguće ideje, on neće odvesti nikud. Poslovni sastanci moraju biti puni projekcija budućih rezultata i rešenja potencijalnih problema.
Jasna Stanić
