Mejl je najčešći vid komunikacije u poslovnom svetu. Svaki pregovor, poslovna ponuda ili sastanak otpočinje mejlom. Greške u pisanju poslovnih mejlova zbog toga mogu imati nesagledive posledice.
Kao što se nekada poslovna korespodencija odvijala preko pisama i telegrama, tako se danas profesionalci najčešće služe mejlom za komunikaciju kako sa svojim kolegama u okviru kompanija, tako i sa eksternim saradnicima i poslovnim partnerima.
Ipak, pisma i telegrami bili su satkani od strogog poštovanja pravila u njihovom sastavljanju, dok se danas osnovna pravila komunikacije mejlom često zanemaruju. Ovakvi propusti lako vas mogu dovesti do neuspeha, i učiniti da vaši poslovni projekti propadnu.
Navodimo vam nekoliko najčešćih previda profesionalaca kada pišu mejlove.
Zaboravljanje pozdrava
Mejlove uvek, kao i pismo morate otpočeti pozdravom i oslovljavanjem i završiti adekvatnim pozdravom. Kao što bi poslovni sastanak u koji ušetate bez pozdravljanja prisutnih bio nedopustiv, jednako je nedopustivo poslati mejl bez pozdrava.
Prevelika formalnost
Vaši poslovni mejlovi moraju biti formalni, ali je uvek važno odmeriti koliko profesionalnosti je racionalno koristiti u nekoj komunikaciji. Nelogično je svog kolegu ili poslovnog partnera sa koljim svakodnevno sarađujete oslovljavati sa “gospodine”. Ostavite formalne pozdrave, ali komunikaciju prilagodite vašoj svakodnevnoj komunikaciji sa konkretnom osobom.
Prerana neformalnost
Nikada nemojte prvi inicirati neposredno obraćanje nekome, već dozvolite da protekne izvesno vreme i da se najpre vaš odnos sa nekom osobom promeni, a potom “Poštovani gospodine Petre Petroviću” možete zameniti sa “Zdravo, Pero!”.
Preskakanja “Subject” natpisa
Naslov mejla koji unosite u “Subject” je jako važan i on je ono što će vaš mejl izdvojiti iz mora “spamerskih” poruka koje kompanije primaju, a ujedno će uštedeti vreme osobi koja prima vaš mejl.
Nepromišljeno korišćenje opcije “Reply to all”
Iako je deo poslovnog bontona da obavezno dogovarate svima uključenim u konverzaciju, ukoliko se nešto pretvori u predugu prepisku, važno je pažljivo odabrati osobe koje zaista treba da prime taj mejl.
Loš izbor tona
Bez vaše mimike lica i gestikulacija, vaše reči mogu biti pogrešno shvaćene. Ukoliko ne izaberete pažljivo reči kojima nekome upućujete sugestiju ili kritiku, lako se može desiti da to uvredi tu osobu.
I za kraj, i ako znate sva pravila poslovne razmene mejlova, imajte na umu da je neke stvari ipak najbolje reći licem u lice.
Jasna Stanić
