Pisanje profesionalnih mejlova je nekada zaista teško. Potrebno je da u što kraćim crtama napišemo važne stvari, a to nekada nije jednostavno. Naročito ako ste novi u poslovnom svetu i želite da ostavite dobar prvi utisak. Iako nijedan mejl nije isti, postoji nekoliko osnovnih i jednostavnih pravila koja će vam u potpunosti olakšati pisanje.
Ako na samom početku steknete dobre, profesionalne navike, naredni radni dani će vam biti lakši. Zbog toga smo, samo za vas, napravili vodič koji ćete poželeti odmah da usvojite.
Razložićemo fraze koje bi trebalo da izbegavate u početku, telu i kraju mejla, kao i koje faze treba da koristite da biste bili sigurni da ćete uspeti svaki put!
View this post on Instagram
POČETAK
Način na koji počinjete sa pisanjem mejla postavlja ton vaše celokupne komunikacije. Ne preskačite uvod!
Izvinite na smetnji
U svakodnevnoj komunikaciji bismo rekli izvini na smetnji (izvinite na smetnji), pisanje mejla podrazumeva da ovu rečenicu uvijete u blažu formu i ona može da glasi: Cenim što ste odvojili vreme da mi pomognete sa ovom prezentacijom pre našeg sastanka.
Pokažite zahvalnost i ne implicirajte da ste uradili nešto loše.
Hej ili zdravo
Ako želite da izbegnete formalnost, u mejlu možete da upotrebite reč zdravo.
View this post on Instagram
TELO
Ono što se zaista računa u mejlu jeste njegov početak, zbog toga je ta prva reč pozdrava važna. Sve što sledi je važno, ali ništa kao početak. Telo mejla služi da koncizno prenesete poruku, izbegavajući fraze koje samo komplikuju stvar. Napravite koncept mejla, a potom ga napišite konkretno.
Samo
Pokušajte da ne koristite ovu reč jer ona ublažava smisao rečenice i deluje kao da se bez povoda izvinjavate.
Možda
Nema potrebe da koristite ovaj izraz jer nema uticaj na rečenicu. Ako ste planirali da napišete: Da li možda možemo da zakažemo sastanak, potpuno isto značenje ima i: Da li možemo da zakažemo sastanak. Ako nekoliko puta pročitate ovu rečenicu, shvatićete da je drugi primer mnogo bolji i zvučniji.
Izvinjavate se jer kasnite sa odgovorom
Nema potrebe da se izvinjavate jer niste odmah odgovorili na njihov mejl ili poruku. Koliko god živeli u svetu u kom smo stalno prisutni i aktivni, nekada imamo i privatne obaveze i zaista nema potrebe da se zbog toga izvinjavamo.
Pročitajte i ovo: Kako da znate da li je dobra odluka da prihvatite ponudu za novi posao?
View this post on Instagram
KRAJ
Ako pišete nekoliko mejlova tokom dana, možete da se osećate kao da je vaš kraj dosadio. Ali baš kao što niko ne primeti da se više puta tokom nedelje obukli iste farmerke, niko neće primetiti ni da na isti način završavate svoje mejlove. U suštini, izaberite pozdrav ili dva koji su profesionalni i koristite ih koliko želite.
Da biste ostavli profesionalni, uzdržite se od upotrebe krajeva poput: s poštovanjem, živeli, s ljubavlju, već napišite srdačan pozdrav, pozdrav, hvala i svoje ime i prezime.
Korisni saveti
Neka vaši mejlovi budu što kraći, jasni i konkretni.
Ne ubacujte emotikone i druge znakove.
Niko neće pomisliti da ste nepristojni zato što tekst koji ste napisali deluje grubo.
Profesionalne poruke ne moraju da budu doterane da bi bile smatrane prikladnim i prijateljskim.
Na kraju mejla obavezno ostavite svoje ime i prezime, kao i ime firme (ako je reč o poslovnom melu). Neposredno pre slanja još jednom proverite tekst mejla.
Pročitajte i ovo: Najbolji saveti za uspešno pregovaranje
Naslovna fotografija: instagram.com/ccarolajna_i_bruno
Dragana Stojanović
