Savremene žene hrabre, samosvesne, ambiciozne, svestrane, osvešćene, uporne i željne da se ostvare u svim aspektima života. Pune energije, entuzijazma i planova, iz dana u dan istrajno sledite svoje snove i u toj trci sa vremenom shvatate da ne možete pobediti, koliko god prevazilazile svoja ograničenja. Balansirate na ivici sagorevanja, žonglirajući sa više obaveza nego što su žene ikad imale i strahujući da nešto ne propustite. Ako osećate da ste preuzele na sebe više nego što možete da iznesete, niste same u toj frustrirajućoj situaciji. Dan vam je suviše kratak, potrebna vam je bolja organizacija, bolje upravljanje vremenom i više odmora i predaha.
Čini vam se da se drugi kreću brže nego vi, pretrčavate preko svojih uspeha, jer je svako postignuće već sledećeg trenutka stara vest, pošto vas već čekaju novi zadaci, a rokovi se neumitno približavaju. Ako usporite, izgubićete korak i svi će vas preteći, a ako nastavite da jurite, iscrpećete se psihički i fizički, opašće vam i koncentracija i imunitet, razbolećete se.
View this post on Instagram
Ali u toj brzini, možda pravite previše koraka i trudite se i ulažete više energije nego što je potrebno – ne možete raditi više, niti produžiti dan, ali bolje upravljanje vremenom vam omogućava da radite promišljenije i održite stabilan tempo.
Lista obaveza i bolje upravljanje vremenom
Odredite prioritetne zadatke
Udahnite duboko i recite sebi „prvo ono što je najvažnije“ – možda se borite sa osećanjem da je sve važno, ali pošto ne možete raditi sve odjednom, prosto morate odrediti nivoe važnosti. Napravite red u svojoj glavi, da biste efikasno pristupili obavezama i napravite listu svih dnevnih zadataka i obaveza, a zatim odredite tri kategorije (ABC metod) važnosti.
U A kategoriju stavite zadatke koji su najvažniji, u B one koji su važni, ali mogu da čekaju, a u C upišite zadatke koji moraju biti obavljeni, ali nemaju rok.
Još jedan sistem za bolje upravljanje vremenom je Ajzenhauerova matrica, u kojoj zadatke rangirate na osnovu njihovog nivoa hitnosti i važnosti. Vaša lista obaveza može sadržati mešavinu hitnih zadataka, kao što je priprema izveštaja ili dnevnog reda za sastanak koji će biti održan kasnije tokom dana i važnih zadataka, kao što je početak rada na nekom projektu. Bez obzira na vaš metod raspoređivanja, nastojte da nemate više od dve ili tri stavke visokog prioriteta, jer nije realno da ćete obaviti više od toga. Kontrola liste obaveza je prvi korak u boljem upravljanju vremenom.
Podelite zadatke na manje korake
Kad odredite nekoliko ključnih stvari koje treba da obavite, podelite svoje zadatke na manje korake, kako biste stvorili strukturu po kojoj ćete se lakše mentalno kretati. Mozak lakše obrađuje stvari, kada se fokusira na jedan po jedan segment svakog zadatka.
Deljenje većih zadataka u tri do pet koraka (na primer, telefonski pozivi, slanje mejlova, ažuriranje dokumentacije, organizovanje sastanka) omogućava vam da pratite stvari i vidite napredak, što vam daje osećaj da je sve pod kontrolom i održava motivaciju.
Pročitajte i ovo: Mikroplaniranje – najbolja metoda za organizovanje vašeg dana
Bolje upravljanje vremenom u realnim vremenskim okvirima
Ako spadate u perfekcioniste ili prokrastinatore, sa oba kraja ekstrema treba da pronađete „zlatnu sredinu“ u pristupu poslu. Lako ćete smisliti listu prioriteta i razložiti zadatke na nekoliko koraka, ali kada počnete da radite sa svakom stavkom, možete otkriti da niste realno postavili stvari. Ako ste sebi ostavili premalo vremena ili postavljate visoke ciljeve u kratkim vremenskim okvirima, opet ćete se naći preplavljeni i frustrirani obavezama koje ne možete da ispunite.
Zato razmislite o tome kako ste slične zadatke ranije obavljali – setite se prepreka na koje ste nailazili, a koje niste mogli da predvidite i pretpostavite da će to opet biti slučaj. Kad krenete sa pretpostavkom da će vam za nešto trebati više vremena nego što mislite, ne možete pogrešiti – jedino možete završiti zadatak pre roka.
Odaberite strategiju za bolje upravljanje vremenom
Postoje različite strategije za bolje upravljanje vremenom – zato što različitim ljudima odgovaraju različiti načini i pristupi. Jedna od najpopularnijih je Pomodoro tehnika, koja mnogima odgovara, a suština je u tome da napravite blokove od 25 minuta fokusiranog rada, koji se završavaju sa po 5 minuta pauze. Popularna je zato što je efikasna – mnogi su otkrili da ne mogu da rade satima bez pauze, jer gube fokus i efikasnost. Ali zato mozak može da održi pažnju 25 minuta i da se u sledećih pet minuta relaksira i ponovo fokusira.
Isprobajte ovu strategiju – koristite je tokom nedelju dana i vidite kako se osećate. Bolje upravljanje vremenom donosi dobar osećaj – kada ste na kraju radnog dana sigurni da ste dobro radili, onda možete zaista „ostaviti posao na poslu“ i rasterećeni iskoristiti svoje slobodno vreme.
Koristite tehnološke prednosti automatizacije
Savremena tehnologija vam može pomoći na mnogo načina – uštedite vreme i brigu automatizujući sve što možete. Koristite kalendare, podsetnike, mogućnosti za zakazivanje i alate za upravljanje društvenim medijima i istražite kako Chat GPT može da vam pomogne u poslu. Možda ovo deluje kao dodatni napor, ali vredan je truda, jer kad ovladate alatima za automatizaciju i skraćivanje procesa, uštedećete dvadesetak minuta svakog dana.
View this post on Instagram
Zatražite pomoć drugih
Kad ste pretrpani poslom, možete biti uvereni da ste jedina ključna osoba i da sve morate uraditi sami, jer nema ko drugi. Ali, ako ste preopterećeni i nakon što ste odredili prioritete, podelili zadatke u manje korake i iskoristili svoju najbolju strategiju za bolje upravljanje vremenom, možda je vreme da potražite pomoć. To može biti angažovanje pripravnika ili saradnika, obraćanje menadžeru za bolju podelu zadataka, ili obraćanje kolegama da „uskoče“ sa svojim veštinama gde je to moguće.
Ako samostalno radite, razmislite o tome da uzmete pomoćnika – možda možete nekoga angažovati honorarno, ili zamoliti prijatelja ili člana porodice da vam pomogne. Ne ustručavajte se da tražite pomoć – nekad se prosto morate osloniti na druge, kao što se ponekad drugi oslanjaju na vas, a saradnja i razmena usluga omogućavaju da odražavate dobre međuljudske odnose.
Pravite pauze koliko god da ste zauzeti
Lako vas može preplaviti osećaj da uopšte nemate ni trenutak vremena i da ne možete izgubiti ni minut. Ali pauze nisu gubljenje vremena, već vam omogućavaju da se mentalno osvežite i povratite fokus (Pomodoro!). Ključ je u tome da te pauze budu pametne – možete ih iskoristiti da pregledate notifikacije na svojim društvenim mrežema i odgovorite na poruke, ali to primorava um da obrađuje velike količine informacija, umesto da mu pruži rasterećenje. Zato je mnogo pametnije da ustanete, protegnete se, otvorite prozor i samo gledate i dišete, ili da izađete napolje u brzu i kratku šetnju oko bloka. To će vam pokrenuti cirkulaciju i dovesti više kiseonika do mozga, tako da ćete se vratiti poslu osveženi. Ako koristite više kratkih pauza, možete naizmenično pregledati društvene medije, istezati se, hodati.
Ne prihvatajte dodatni posao
Uopšte nije lako reći NE, ali morate naučiti – verovatno na teži način. Ako ste se već našli u poziciji da zbog svoje ambicije da se dokažete, ili količine posla koja se odjednom svaljuje na manjak ljudi, onda znate kako izgleda biti u haosu. Čak i ako vam se prekovremeni rad pošteno plaća, ne isplati se, jer će vas na duže staze dovesti do sagorevanja.
Ponekad morate „uskočiti“ iz kolegijalnih razloga, a to nije teško u kolektivu u kome stvari inače tako funkcionišu i vi znate da će se ostali isto tako angažovati kada je potrebno. Ali ponekad jednostavno morate odbiti dodatne zadatke – iz profesionalnih razloga. Ako shvatate da ne možete dovoljno dobro obaviti posao, jer vam preopterećenost ne dozvoljava da se posvetite, bolje je da to otvoreno kažete i odbijete zadatak. Probajte. Iznenadićete se kad otkrijete da se ništa dramatično ne dešava – niko vas ne osuđuje, ne dobijate otkaz, svet ne prestaje da se okreće, jer ste vi postavili razumne granice. I to je nešto zbog čega ćete se dobro osećati.
Ukoliko želite da prihvatite novi zadatak, jer je uzbudljiv i inspirativan – osigurajte mu mesto. Izbacite jednu obavezu, da biste prihvatili novu. Uklonite sa svoje liste jedan prioritet, kako biste dodali novi – jer realno, jedino tako stvari funkcionišu.
Pročitajte i ovo: Efikasnije upravljanje vremenom: Kako za 12 nedelja postići godišnje ciljeve?
Naslovna fotografija: instagram.com/parisianamour
Brankica Milošević
