Poslovna komunikacija nije samo slanje mejlova i pregovaranje sa saradnicima i klijentima, već i svakodnevne interakcije sa kolegama, šefovima i svima sa kojima dolazite u kontakt na radnom mestu.
Ako ste spontana i prijatna osoba, to će raditi donekle, ali u mnogim situacijama je potrebno da se ponašate promišljenije, da ne biste bili pogrešno shvaćeni ili uzimani zdravo za gotovo.
Može vas zaboleti glava dok razmišljate o granici između izražavanja zahteva i molbe, neosetljivosti i preterane finoće, snage i slabosti – teško da možete postići savršenu ravnotežu u svakoj interakciji, iako pokušavate.
U tom smislu, poslovna komunikacija vam može biti lakša i jednostavnija, ako imate nekog keca u rukavu – ili bolje, deset kečeva.
View this post on Instagram
Efikasnija poslovna komunikacija uz 10 korisnih fraza
„Ja to ne vidim na taj način – evo zašto.“
Vaše mišljenje je važno i relevantno, iako zastupanje svog stanovišta može delovati zastrašujuće, naročito ako se ono razlikuje od svih ostalih. Ali, vaša različita perspektiva može biti vredan doprinos, zato treba da je podelite. Nije nepristojno ne slagati se sa onim što drugi iznose, ali je od suštinskog značaja da uzmete u obzir tajming i da imate argumente.
Otvorena poslovna komunikacija zahteva da reagujete u pravom trenutku – ako vas neko pita šta mislite na sastanku (ili ako svi iznose neke stavove) recite šta mislite dok je stvar u toku, nemojte čekati da prođe. I podržite svoj stav nekim konkretnim primerima.
Na primer, ako se razgovara o radu od kuće, možete reći „ne vidim da je neophodno da budemo u kancelariji pet dana nedeljno, a evo zašto – produktivnost mog tima je na nivou i podržavam kolege koje žele da ispunjavaju svoje obaveze od kuće, jer sa tom slobodom pružaju bolje rezultate.
„Imam više stvari da podelim sa vama.“
Kad konačno skupite hrabrost da iznesete svoje mišljenje, pre nego što završite, neko vas prekida, „gasi“ vašu poentu i izbacuje vas iz koloseka – to se često dešava i može biti obeshrabrujuće. Međutim, sasvim je u redu da se vratite na svoju temu i nastavite da iznosite ono što imate. Ako ste na sastanku i kolega vas prekida, ili govori istovremeno, pokušajte da nađete prirodnu pauzu i kažete „imam više stvari da iznesem, hvala na doprinosu, ali htela bih da završim, pre nego što nastavimo dalje“.
Ova fraza dobro funkcioniše i kada se sastanak prekine, a vi niste imali priliku da dovršite svoje izlaganje. Možete nastaviti putem mejla, izlažući svoju perspektivu članovima tima, ili tražeći naknadni sastanak, kako biste nastavili diskusiju.
„Moj raspored je popunjen, šta ako pitamo X?“
Biti timski igrač je različito od iskorišćavanja, a uspešne žene se ne plaše da povuku granicu. Često će se dešavati da se od vas traži da preuzmete obaveze van opisa posla, koje mogu biti zanimljive, ali vas mogu preopterećivati. Ako često pristajete na dodatne zadatke, logično je da će vam ih i češće poveravati. Ali, sitni dodatni poslovi se brzo sabiraju i mogu dovesti do sagorevanja i frustracije.
Sledeći put kad budete zamoljeni da preuzmete dodatni posao (bez nadoknade ili priznanja), nemojte oklevati da postavite granicu, ali pri tom, pokušajte da ponudite alternativno rešenje.
Možete reći „moj raspored je trenutno pun, ali znam da je X zaista strastven u vezi sa ovom temom i možda bi mogao to da preuzme“.
Pročitajte i ovo: Stvari koje uspešne žene rade petkom, da bi se spremile za ponedeljak
„Zaslužujem povišicu“
Samouverene i snažne žene znaju svoju vrednost i ne plaše se da traže ono što zaslužuju, čak i kad to izaziva anksioznost.
Ali, da bi poslovna komunikacija o povišici bila argumentovana (jer ne možete samo izjaviti da zaslužujete povišicu i očekivati da ćete je dobiti), napravite sopstveno istraživanje da biste došli do objektivne nagrade za svoju ulogu i ponudite ubedljive razloge, koji uključuju vaša dostignuća i doprinose. Razmislite o pripremi svojih argumenata krajem godine, kad se dostignuća revidiraju i prave izveštaji.
„Ponosna sam na svoj rad na ovom projektu.“
Obično sebi ne pripisujemo dovoljno zasluga – u svetu u kome smo naučeni da umanjemo svoja dostignuća i izbegavamo da zauzmemo previše prostora, prepoznavanje svojih napora i zasluga može delovati kao hvalisanje.
Pregledi učinka i sastanci su odlična prilika da vaša poslovna komunikacija o sopstvenim zaslugama naiđe na odjek, jer drugi možda previđaju koliko ste truda uložili.
Imate prava da slavite svoj uspeh i dostignuća – i to ne u tišini. Biti ponosan na sebe je fantastičan osećaj!
„Neću moći da prisustvujem sastanku, možete li mi kasnije dati rezime?“
Uspešne žene moraju da poštuju prioritete, a to ponekad uključuje odbijanje poziva za sastanak ili udaljavanje od posla koji njihov tim to može pokriti bez njih. Drugi prioriteti, uključujući i privatne obaveze, mogu biti u vrhu liste i to je sasvim prihvatljivo. Izgovarajući ovu rečenicu, dajete do znanja svojim saradnicima da vam je stalo da budete uključeni, iako ne možete da direktno učestvujete.
View this post on Instagram
„Cenim što ste danas izdvojili vreme da porazgovaramo.“
Možete se osećati krivim što nekome oduzimate vreme i želeti da se izvinite zbog toga, ali to nije pozitivna poslovna komunikacija. Jer, da vam nije bilo važno, ne biste tražili razgovor i zato je mudrije da upotrebite ovu frazu, kako biste zahvalili drugoj osobi na izdvojenom vremenu, bez izvinjavanja.
„Hvala na strpljenju.“
To je još jedna, slična pozitivna i ljubazna fraza, kojom izražavate da cenite nečije vreme i naročito je korisna kada nekome ne odgovorite odmah ne mejl, ili kada nečiji zahtev mora da sačeka, jer druge obaveze imaju prednost.
Ova fraza je dobra zamena za uobičajenu „izvinte zbog kašnjenja“ jer implicira da nista napravili propust zbog nemarnosti, nego ste imali drugog posla.
„Javite se ako budete imali pitanja ili nedoumice.“
Ne morate mnogo objašnjavati svoje ideje ili zadatke koje dodeljujete i brinuti o tome kako će biti shvaćeni i prihvaćeni. Nema uvek vremena, a ni potrebe za diskusijom – umesto toga, podelite svoje zamisli (zadatke), u pisanom ili usmenom obliku i završite ovom frazom. Na taj način vaša poslovna komunikacija ostaje ljubazna, otvorena i jasna, stavljajući svima do znanja da ste u tom trenutku završili razgovor i da ste spremni da naknadno ponudite pojašnjenja.
„Cenim vaše povratne informacije i razmotriću ih.“
Uspešne poslovne žene traže povratne informacije, jer su svesne da im one pomažu da rastu, razmatraju ih i primenjuju tamo gde je potrebno. Uz to, nisu sve povratne informacije vredne akcije, a ponekad je potrebno vreme da se one „svare“ i da se uvidi njihova vrednost.
Ova fraza je korisna kad god vam neko ukazuje na nešto (ili vam se čini da vas kritikuje), jer tada je lako zauzeti odbrambeni stav. Kada neko ima argumentovane primedbe, nastojte da aktivno slušate, čak i ako vam to teško pada, zahvalite za te vredne uvide i zaista ih pažljivo razmotrite, čak i ako odlučite da ne treba ništa da preduzimate.
Pročitajte i ovo: Unapredite svoju karijeru uz ove jednostavne savete
Naslovna fotografija: instagram.com/mao.ge
Brankica Milošević
